(Bontang, 19 Juli 2019). Dinas Komunikasi dan informatika Kota Bontang terus berbenah mendigitalisasi kegiatan perkantoran konvensional. Terbaru, Diskominfo akan melakukan uji coba penerapan sistem aplikasi e-Surat, dimulai Senin (22/7/2019) pekan depan.
Selama satu bulan pertama, sistem aplikasi penataan surat secara online ini akan dievaluasi untuk penyempurnaan sebelum digunakan seluruh organisasi perangkat daerah di lingkungan Pemkot Bontang.
Kepala Dinas Kominfo Drs. Dasuki, M.Si., mengatakan sistem aplikasi e-Surat ini akan memudahkan pimpinan dan staf admin untuk mengontrol serta memilah surat yang sudah maupun belum ditindaklanjuti.
Cukup dengan ponsel pintar, nota disposisi berjenjang dari kepala dinas kepada sekretaris, kepala bidang hingga kepala seksi dapat dilakukan kapan dan dimana saja secara cepat dan akurat meski pejabat yang bersangkutan tidak berada di kantor.
Begitu pun dengan keamanan dokumen, surat akan terjaga kerahasiaannya sebab hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki akun e-surat.
“Saya berharap banyak untuk saling menyadari bahwa ini penting, dan ujungnya nanti kita evaluasi seberapa efektif program ini,†kata Dasuki saat simulasi e-Surat, di Ruang Rapat Diskominfo, Jumat (19/7/2019).
Dasuki optimis implementasi e-Surat dapat berjalan dengan baik di Diskominfo. Untuk itu, ia mewajibkan seluruh pejabat dan tim admin untuk paham terlebih dahulu karena akan menjadi rujukan pertanyaan dari OPD lainnya, baik standar operasional prosedur (SOP) maupun pengoperasian sistem aplikasi.
Selain itu, Dasuki menekankan sistem aplikasi ini sesuai dengan program Diskominfo menerapkan bebas kertas atau paperless. Secara signifikan, e-Surat akan memangkas penggunaan kertas sehingga mengurangi anggaran belanja alat tulis kantor (ATK).
“Karena jualan kita adalah efisiensi kertas (paperless). Ini menjadi perhatian kita semua dan menjadi target kita,â€ÂÂ
“Kalau di Kota Bandung mereka mendikler bisa hemat 3 miliar dalam setahun untuk anggaran ATK, kita mungkin bisa mendikler bahwa kita bisa hemat dari sisi ini (ATK) sekian miliar, nanti tentu tim TAPD yang akan menghitungnya,†imbuhnya. (AG)
PPID Kota Bontang
